Kebijakan Privasi

Pengendali Data Pribadi adalah perusahaan tempat Anda bekerja. Perusahaanlah yang menentukan tujuan pemrosesan, memutuskan siapa yang boleh mengakses, memasukkan data kepegawaian dan gaji, serta memiliki hubungan kerja dengan Anda.

Kasbon Click bertindak sebagai Prosesor Data Pribadi — penyedia aplikasi yang memproses data atas nama perusahaan dan mengikuti instruksinya. Kasbon Click tidak menentukan sendiri tujuan pemakaian data Anda.

Pembagian peran ini mengikuti Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) Pasal 1 angka 4 dan angka 5.

Permohonan mengenai data pribadi Anda disampaikan kepada bagian keuangan atau sumber daya manusia perusahaan Anda sebagai Pengendali.

Aplikasi ini menyimpan data berikut tentang Anda:

• Nama lengkap dan Nomor Induk Pegawai (NIP)
• Alamat email, dipakai untuk masuk dan menerima kode konfirmasi pengajuan
• Nomor WhatsApp, dipakai untuk mengirim bukti transfer saat kasbon Anda dicairkan
• Gaji per periode, dipakai hanya untuk menghitung limit kasbon
• Nama bank, nomor rekening, dan nama pemilik rekening
• Riwayat kasbon: nominal, biaya, tanggal pengajuan, pencairan, dan pelunasan
• Catatan persetujuan Anda atas dokumen ini beserta versinya

Sebagian data di atas termasuk Data Pribadi Bersifat Spesifik menurut UU PDP Pasal 4 ayat (2), yaitu data keuangan pribadi — mencakup gaji, nomor rekening, dan riwayat kasbon Anda. Data spesifik memperoleh perlakuan yang lebih ketat: aksesnya dibatasi di tingkat basis data, dan pemakaiannya terbatas pada tujuan di Pasal 4 dokumen ini.

Sebagian besar data di atas tidak Anda masukkan sendiri. Data kepegawaian, gaji, dan rekening dimasukkan oleh bagian keuangan tempat Anda bekerja.

Aplikasi ini tidak meminta kata sandi, tidak mengumpulkan lokasi, tidak mengakses kontak, tidak membaca isi perangkat Anda, dan tidak memasang pelacak iklan.

Pemrosesan data Anda dilakukan berdasarkan UU PDP Pasal 20 ayat (2), dengan dasar sebagai berikut:

• Pemenuhan kewajiban perjanjian — pengelolaan kasbon merupakan pelaksanaan hubungan kerja dan perjanjian kasbon yang Anda setujui;
• Pemenuhan kewajiban hukum Pengendali — misalnya pencatatan penggajian, perpajakan, dan pembukuan;
• Persetujuan Anda untuk hal-hal yang berada di luar kedua dasar di atas, misalnya pengiriman bukti transfer melalui WhatsApp.

Untuk hal-hal yang berdasar persetujuan, Anda berhak menariknya sewaktu-waktu tanpa memengaruhi keabsahan pemrosesan yang telah dilakukan sebelumnya.

• Menghitung limit kasbon Anda setiap periode
• Memproses pengajuan dan mencatat kewajiban pelunasan
• Mengirim kode masuk dan kode konfirmasi ke email Anda
• Mengirim bukti transfer ke email dan WhatsApp Anda saat kasbon dicairkan
• Menyusun daftar potongan gaji untuk bagian penggajian
• Menyimpan jejak audit atas seluruh transaksi

Data Anda digunakan semata-mata untuk keperluan kasbon. Data tidak dipakai untuk penilaian kredit di luar sistem ini, tidak dijual, tidak dipertukarkan, tidak dipakai melatih model kecerdasan buatan, dan tidak dibagikan untuk keperluan pemasaran oleh pihak mana pun.

Dengan menggunakan layanan ini, Anda menyatakan bahwa data yang Anda berikan adalah benar, akurat, dan milik Anda sendiri — khususnya alamat email, nomor WhatsApp, dan data rekening bank.

Anda juga memberikan wewenang kepada Kasbon Click dan pemberi kerja Anda untuk memproses data tersebut terbatas pada keperluan kasbon sebagaimana diuraikan dalam Pasal 4.

Apabila data yang Anda berikan menyangkut pihak lain — misalnya rekening bank atas nama orang lain — Anda menyatakan telah memperoleh persetujuan dari pemilik data tersebut, dan bahwa penggunaannya tidak melanggar ketentuan yang berlaku di perusahaan tempat Anda bekerja.

Data rekening yang keliru dapat menyebabkan dana tertransfer ke pihak yang salah. Segera laporkan setiap perubahan kepada bagian keuangan.

Anda dapat melihat data Anda sendiri: limit, riwayat kasbon, dan gaji yang tercatat.

Administrator dan bagian keuangan dapat melihat data seluruh karyawan, karena merekalah yang memasukkan gaji, mencairkan dana, dan memproses potongan.

Karyawan lain tidak dapat melihat data Anda. Pembatasan ini diterapkan di tingkat basis data, bukan sekadar disembunyikan di tampilan.

Untuk menjalankan layanan ini, data Anda diproses oleh penyedia berikut:

• Supabase — penyimpanan basis data dan pengelolaan sesi masuk
• Vercel — tempat aplikasi ini dijalankan
• Resend — pengiriman email. Yang dikirim ke layanan ini adalah alamat email tujuan, kode sekali pakai, nominal kasbon yang sedang Anda konfirmasi, dan — saat kasbon Anda dicairkan — nominal pencairan beserta tautan ke bukti transfer. Gambar buktinya sendiri tidak melewati Resend: tautan itu diunduh langsung oleh aplikasi email Anda dari penyimpanan kami. Gaji, limit, nomor rekening, dan riwayat kasbon tidak pernah dikirim ke layanan ini.
• Fonnte — pengiriman pesan WhatsApp. Dipakai hanya saat kasbon Anda dicairkan. Yang dikirim ke layanan ini adalah nomor tujuan, nominal kasbon, dan gambar bukti transfer. Gaji, limit, dan riwayat kasbon tidak pernah dikirim ke layanan ini.

Bukti transfer dikirim sebagai tautan bertanda tangan yang berumur terbatas — satu jam untuk WhatsApp, 2 hari untuk email — lalu tautan itu kedaluwarsa. Setelahnya bukti tetap dapat Anda buka lewat aplikasi setelah masuk.

Perlu Anda ketahui bahwa gambar bukti transfer melewati server Fonnte, karena Fonnte mengunduhnya sendiri saat mengirim pesan. Fonnte adalah penyedia gateway WhatsApp pihak ketiga, bukan layanan resmi dari WhatsApp.

Apabila Anda keberatan bukti transfer dikirim lewat WhatsApp, sampaikan kepada bagian keuangan. Bukti tetap dapat Anda buka di aplikasi ini setelah masuk.

UU PDP Pasal 5 sampai Pasal 13 memberikan hak-hak berikut kepada Anda:

• Mendapatkan informasi tentang identitas Pengendali, dasar hukum, dan tujuan pemrosesan (Pasal 5)
• Melengkapi atau memperbarui data yang tidak akurat (Pasal 6)
• Mengakses dan memperoleh salinan data pribadi Anda (Pasal 7)
• Mengakhiri pemrosesan, menghapus, atau memusnahkan data pribadi Anda (Pasal 8)
• Menarik kembali persetujuan (Pasal 9)
• Mengajukan keberatan atas pengambilan keputusan otomatis (Pasal 10)
• Menunda atau membatasi pemrosesan (Pasal 11)
• Menuntut ganti rugi atas pelanggaran (Pasal 12)
• Memperoleh dan memindahkan data Anda ke pengendali lain (Pasal 13)

Permohonan disampaikan kepada bagian keuangan atau sumber daya manusia perusahaan Anda sebagai Pengendali Data Pribadi.

Perlu diketahui bahwa hak penghapusan tidak dapat dipenuhi untuk catatan audit dan catatan kasbon selama masih ada kewajiban yang berjalan atau selama data masih diperlukan untuk pembukuan, perpajakan, dan pembuktian — hal ini sejalan dengan pengecualian pada UU PDP dan kewajiban hukum lain yang mengikat Pengendali.

Data kepegawaian dan riwayat kasbon disimpan selama Anda terdaftar dan selama masih dibutuhkan untuk keperluan pembukuan, perpajakan, dan audit.

Catatan audit dan catatan persetujuan bersifat permanen dan tidak dapat diubah atau dihapus, termasuk oleh administrator. Ini disengaja: catatan yang bisa disunting tidak dapat membuktikan apa pun apabila terjadi perselisihan mengenai kasbon atau potongan gaji.

Kode sekali pakai kedaluwarsa dalam hitungan menit dan hanya disimpan dalam bentuk teracak, bukan sebagai kode aslinya.

Akses ke data dibatasi di tingkat basis data. Setiap permintaan hanya dapat mengambil baris milik pengguna yang bersangkutan, kecuali untuk administrator.

Bukti transfer disimpan di penyimpanan privat dan hanya dapat dibuka melalui tautan bertanda tangan berumur pendek. Seluruh perubahan yang menyangkut uang dicatat lengkap dengan pelaku dan waktunya. Aplikasi ini tidak menyimpan kata sandi, sehingga tidak ada kata sandi yang dapat bocor.

Meskipun demikian, tidak ada sistem yang dapat menjamin keamanan mutlak. Risiko yang melekat pada layanan berbasis internet diuraikan pada Pasal 9 Syarat & Ketentuan.

UU PDP Pasal 46 mewajibkan pemberitahuan tertulis paling lambat 3×24 jam sejak kegagalan pelindungan data pribadi diketahui, kepada Anda sebagai subjek data dan kepada lembaga pengawas.

Pemberitahuan tersebut sekurang-kurangnya memuat:

• data pribadi yang terungkap;
• kapan dan bagaimana data tersebut terungkap;
• upaya penanganan dan pemulihan yang dilakukan.

Dalam hal tertentu, pemberitahuan juga disampaikan kepada masyarakat.

Kebijakan ini dapat diperbarui. Setiap versi diberi penanda dan disimpan; persetujuan Anda dicatat bersama versi yang berlaku pada saat itu. Anda diminta menyetujui kembali setiap kali masuk, sehingga perubahan tidak pernah berlaku surut tanpa sepengetahuan Anda.